Privacy policy

Bij Stenden meeting u zijn we toegewijd aan het houden van een goede band vol vertrouwen en zekerheid met onze gasten en opdrachtgevers. Bovenal willen we graag duidelijk overbrengen dat Stenden meeting u niet in de sector zit van het verhandelen van data. We hebben strikte regels en voorschriften over waarom wij de persoonlijke data vergaren op de manier zoals wij nu doen, hoe wij deze data gebruiken, de gelimiteerde instanties waarop wij deze informatie zouden vrijgeven aan anderen, en hoe wij deze data veilig houden.

De data die wij opslaan

Aanvraag

Wanneer bij ons een aanvraag doen word je gevraagd om je volledige naam, email adres, en telefoon nummer. Vanzelfsprekend hebben wij dit nodig om contact op te nemen. Verder slaan verwerken wij alle relevante informatie die met ons gedeeld word over het evenement.

Mailing lijsten

Wanneer je er voor kiest om deel uit te maken van onze mailing lijsten, vergaren wij statistische data op zoals hoe vaak de mail geopend wordt en hoeveel clicks het genereerd. Dit doen we door gebruik te maken van industrie standaardmethoden die ons helpen de inhoud van onze mails te beteren. Afmelden van onze mailinglijst kan door onderin een van de mails op unsubscribe te klikken, of een mail te sturen naar hotel@stendenhotel.com 

Data opslag

Protectie

We hebben altijd maatregelen genomen om te zorgen dat al het opgeslagen persoonlijke data veilig is, en hier blijven wij mee doorgaan. Dat is de reden dat alle bedrijven waar wij mee werken hebben de meest moderne veiligheids maatregelen getroffen om data lekken te voorkomen,  ongewenste modifactie tegen te gaan of andere praktijken die in strijd zijn met het recht te preveniëren. Wij hebben een register opgesteld met welke informatie, waar opgeslagen is, en welke beperkte toegang werknemers hebben tot deze informatie.

Retentie

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de functies uit te voeren zoals beschreven in deze policy, tenzij er een langere periode vereist is of de wettelijke plicht op ons rust om persoonsgegevens langer te bewaren.

Redenen en wettelijke basis

Voor jouw gemak, hebben we een overzicht gecreëerd met daarin onze activiteiten en bedoelingen me betrekking tot de persoonsgegevens, en de wettelijke basis die we hebben.

 

Doel / Activiteit	Legal Basis
Wij slaan informatie op wat jij vrijwillig aan ons verstrekt hebt in onze databases voor administratieve doeleinden, wat we nodig hebben voordat je gebruik kan maken van onze services en faciliteiten.	Toestemming Overeenkomst
Je persoonlijke data wordt opgeslagen in onze databases, ook na de transactie en na het verblijf, om zo te voldoen aan de regelementen beschreven in de wet  en om zo in de toekomst contact op te kunnen nemen met jou en je welkom te heten in de toekomst.	Wettelijke verplichting Legitiem belang
We creëren een profiel specifiek gebaseerd op de informatieve zoals jij de data aan ons verstrekt hebt.	Overeenkomst Legitiem belang
Wij bieden services aan die je van ons aanvraagd of van dingen waarvan wij denken dat je geinteresseerd in bent, via mail, telefoon of andere communicatie middelen. Je kunt je aanmelden voor onze mailing lijst, wat commerciele aanbiedingen en ander Stenden meeting u gerelateerd nieuws bevat. We gebruiken het email adres ook voor de nieuwsbrieven. Wanneer dit niet meer gewenst is staat er onder aan de mail een link om af te melden.	Toestemming Overeenkomst Legitiem belang
We gebruiken credit card details of andere informatie gerelateerd aan betalingen voor de facturering.	Overeenkomst
We verzamelen statistische informatie door het gebruik van cookies voor onderzoek.	Toestemming Legitiem belang
We streven er niet alleen naar om het veiligheids niveau met betrekking tot deze data hoog te houden, maar ook onze faciliteiten, de plek waar het opgeslagen is, door het gebruik van encryptie, fysieke veiligheid maatregelen, wachtwoorden, bedrijfsprocedures en beleid, en professionele IT support. Persoons gegevens mag in dit geval verwerkt worden in deze context door Stenden Hotel.	Wettelijke verplichting Legitiem belang
We doen mee aan praktijken die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, vorderingen van derde partijen, of aanvragen van het algemeen belang, zoals het verplicht opslaan en vasthouden van bepaalde informatie in het geval van een crimineel onderzoek, op verzoek van derde partijen met legitiem belang, en op instructies van toezichthoudende autoriteiten die over het verwerken van data gaan.	Toestemming Overeenkomst Wettelijke verplichting Legitiem belang

 

Jouw rechten

Vanzelfsprekend heb jij ook rechten over jouw opgeslagen data. Hieronder vind je de rechten inclusief een kleine uitleg ervan en de toepassing hiervan binnen Stenden Hotel.

Het recht om op de hoogte gesteld te worden

Je hebt het recht om op de hoogte gesteld te worden over wat voor data wij opslaan, op wat voor manier, en voor hoe lang. Dit privacy beleid bijvoorbeeld is een voorbeeld van een dergelijke manier waarop wij onze werkwijze met jou willen delen.

Het recht op inzage

Als je wil weten wat voor persoonlijke data we hebben vergaard hebben of verwerkt hebben van jou, dan heb je het recht om hier een kopie van te ontvangen. Dit kan door een mail te sturen naar hotel@stendenhotel.com, en natuurlijk word je gevraagd om jezelf te identificeren.

Het recht op rectificatie en vergetelheid

Je hebt het recht om de data te rectificeren of te wijzigen wanneer de informatie incorrect, niet volledig, niet relevant, niet accuraat is, onrechtmatig is of wanneer je vermoed dat de data langer opgeslagen is dan nodig. Ook heb je het recht om je data te laten verwijderen uit het systeem. Dit is mogelijk door een mail te sturen naar hotel@stendenhotel.com.

Het recht op dataportabiliteit

Je hebt het recht om je persoonlijke data wat jij verstrekt hebt aan ons in een gestructureerd, vaak voorkomend format, conform sectie 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, te ontvangen. 

Het recht om bezwaar te maken

Je hebt wettelijk recht om bezwaar te maken, op grond van een specifieke persoonlijke situatie, tegen het verwerken van jouw persoonlijke gegevens gebaseerd op de wettelijke basis van punt (e) of (f) van sectie 6(1) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (bijvoorbeeld wanneer een taak uitgevoerd word voor het algemeen belang; voor doeleinden van onze legitieme belangen, of die van een derde partij) inclusief het profileren gebaseerd op dergelijke bepalingen [zie clausule 4 van het rooster in dit Privacy beleid]. We stoppen alleen het verwerken van de informatie als het wettelijk vereist is volgens sectie 21(1) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Bovendien heb je het recht om bezwaar te maken tegen het gebruiken van jouw data voor directe marketing doeleinden door (i) de opt-out functie te gebruiken die wij onderaan onze mails toevoegen (bv. een email nieuwsbrief), of (ii) door een email te sturen naar hotel@stendenhotel.com. Duidelijkheidshalve: onder voorbehoud van het voorgaande zijn we ten alle tijden bevoegd om berichten te verzenden die geen directe marketing bevatten.